German Information on issuing fiscal receipts in Germany

[Lello1964]

Hi everyone,
I am working on a software project and I need some practical information on how cash registers operate in Germany.


Specifically, I would like to understand:

• How fiscal receipts are issued in Germany.
• Any specific formats or standards (e.g., data that must be included on the receipt, digital signatures, transmission protocols, etc.).
• Whether it is possible to send receipts directly to the German tax authority.

I am already in contact with the company EFSTA, but I would like to know if anyone has more concrete and up-to-date experience and could provide precise information.
If someone is available for collaboration or a more in-depth exchange of information, I would be very interested.


Thanks in advance for any suggestions or useful references!

Raffaele Viglione

 

[emexes]

Ask Grok, and then follow up those clues with the governing department.

https://x.com/i/grok/share/UF14Ogsy3kgVmcDp0HmbOK2dn

In Australia, when we changed over to GST (25 years ago) the Australian Tax Office made heaps of pamphlets and guidance sheets available, plus telephone hotlines. In fact, if you asked nicely, they'd even send people out to help and confirm that your business had things right. But was before email and websites were as ubiquitous as they are now, so I doubt that would happen today.

We had a workshop management package that included accounting functions and issued invoices and receipts. The main document here is a tax invoice, and there was a clear and straightforward list of what information had to be on the invoice.

I remember that my biggest irk was the rounding, in that an item sold for 94 cents would have 9.4 cents GST which rounds off to 9 cents and thus the final price is $1.03, but an item for 95 cents would have 9.5 cents GST which rounds off to 10 cents and thus the final price is $1.05, which is all good until you try and sell an item with final (GST included) price of $1.04

Lol for my own GST calculations, I still err on the side of caution, to give me a head start if I ever get audited: GST collected, I round up; GST claimed back, I round down.

 

[GMan]

Try this link - it should be translated in english.
Its not that difficult, only some rules HAVE TO FOLLOWED.
https://www.google.com/search?q=KRR...Y4MzVqMGoxNagCCLACAQ&sourceid=chrome&ie=UTF-8

Here the short form:

flichtangaben für alle Rechnungen (nach § 14 UStG):

• Vollständiger Name und Anschrift: des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: des leistenden Unternehmers.
• Ausstellungsdatum: der Rechnung.
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer: zur Identifizierung der Rechnung.
• Handelsübliche Bezeichnung: der gelieferten Waren oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung .
• Entgelt: für die Lieferung oder Leistung, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und möglichen Steuerbefreiungen.
• Der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag.
• Bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass die Leistung steuerfrei ist.

 

[Lello1964]

Try this link - it should be translated in english.
Its not that difficult, only some rules HAVE TO FOLLOWED.
https://www.google.com/search?q=KRR...Y4MzVqMGoxNagCCLACAQ&sourceid=chrome&ie=UTF-8

Here the short form:

flichtangaben für alle Rechnungen (nach § 14 UStG):

• Vollständiger Name und Anschrift: des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: des leistenden Unternehmers.
• Ausstellungsdatum: der Rechnung.
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer: zur Identifizierung der Rechnung.
• Handelsübliche Bezeichnung: der gelieferten Waren oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung .
• Entgelt: für die Lieferung oder Leistung, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und möglichen Steuerbefreiungen.
• Der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag.
• Bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass die Leistung steuerfrei ist.

Thanks for your reply, but I need information about the receipt, not the electronic invoice.

 

[GMan]

Receipt <=> Invoice

 

[emexes]

This is a decent overview:

Mandatory receipts in Germany I Stripe

In this article, you will discover what the requirements are for checkout receipts in Germany, which businesses are subject to the requirements and which businesses are exempt.

stripe.com

but obviously the closer you get to the original source, the better, eg:

Das Kassengesetz für mehr Steuergerechtigkeit: Belegausgabepflicht stärkt Transparenz und hilft gegen Steuerbetrug - Bundesfinanzministerium - Service

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016, das "Kassengesetz“, führte die Pflicht zur Ausgabe von Belegen zum 1. Januar 2020 ein. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgestellt werden. Das Erstellen des Belegs muss in...

www.bundesfinanzministerium.de

or are you looking to find someone who's actually already done it, to confirm what is actually necessary, and what is just bureaucratic wishful thinking to make their own job easier or to fob parts of their job onto you.

When you read the requirements, remember that there is a difference between "you can do something" and "you must do something".

The Stripe blurb says electronic checkout systems in Germany must be equipped with a certified technical security device (TSE). This will help to prevent subsequent manipulation of the checkout data

That sounds like you need some extra hardware. But what? Or maybe it's just a sales ploy by Stripe.

...

Nope, seems to be a new way of extracting money from businesses and again if was me, I'd be using AI to point me towards the actual source information:

ChatGPT - Certified technical security device

A conversational AI system that listens, learns, and challenges

chatgpt.com

but watch out for AI hallucinations and where it presents wild guesses as fact

or as Ronald Reagan used to say: Trust, but verify.

 

[Lello1964]

Thank you for your reply.
I’m still not sure whether it’s possible to avoid using an electronic cash register and instead send the electronic receipt directly to the German tax authorities.


I would also greatly appreciate hearing from any colleagues who have already developed Android applications for issuing fiscal receipts in Germany.

 

[LucaMs]

Thank you for your reply.
I’m still not sure whether it’s possible to avoid using an electronic cash register and instead send the electronic receipt directly to the German tax authorities.


I would also greatly appreciate hearing from any colleagues who have already developed Android applications for issuing fiscal receipts in Germany.

PERPLEXITY:

Dies ist die von Google vorgenommene Übersetzung:

In Deutschland ist es derzeit nicht möglich, die Verwendung eines elektronischen Registrators einfach zu umgehen, indem er direkt an die zuständige Steuerbehörde geht. Die gesetzliche Kassensicherungsverordnung vom 1. Januar 2020 sieht vor, dass alle Transaktionen mit dem elektronischen Zahlungssystem durchgeführt werden müssen, und diese müssen mit einem technischen Gerät für die Sicherheit vereinbar sein Zertifikat zur Vermeidung von Datenmanipulationen.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass das elektronische Speichersystem und die einzige Transaktion von der zuständigen Steuerbehörde kontrolliert werden. Wenn Sie nur ein manuelles Zahlungssystem (nicht elektronisch) verwenden, besteht die Pflicht, ein elektronisches Gerät zu verwenden. Auch für die Arbeit mit dem elektronischen System gilt, dass dies insbesondere bei der Registrierung der Fall ist, da der Eingang direkt an die elektronische Kasse gesendet wird, bis die Steuererklärung nicht angezeigt wird, da sie von einem elektronischen Kassenregistrator verwendet wird.

Seit dem 1. Januar 2025 in Deutschland ist die elektronische Lieferung obligatorisch für B2B- und B2G-Transaktionen, da sie sich speziell auf die elektronische Lieferung und nicht auf die Verpflichtung des elektronischen Kassenregisters bezieht, eine Analyse oder einen POS-Verbraucher durchzuführen.

Die aktuelle Norm reicht jedoch aus, um die Verwaltung des elektronischen Kassenregisters mit der Ausgabe von Zahlungsanweisungen zu verwalten, ohne dass die Möglichkeit besteht, sie mit der Rechnung direkt an die elektronische Kasse von der Steuerbehörde auszutauschen.

 

[emexes]

it is currently not possible to simply bypass the use of an electronic registrar

Apparently there are solutions that don't require hardware, and thus could bypass the need for a physical electronic register.

Swissbit Cloud TSE for Fiscal Solutions - Swissbit

Swissbit Cloud TSE for online-capable cash registers with cloud connection for tamper-proof recording of POS data.

www.swissbit.com

going directly to the relevant tax authority

This might still be true. I saw mention of uploading receipts in XML format, but I'm still trying to work out if that is via an intermediate broker or service.

 

[DonManfred]

Apparently there are solutions that don't require hardware, and thus could bypass the need for a physical electronic cash register.

You need a working TSE-Solution. This may be a Hardware TSE or a Cloud TSE Solution. Either works.
Under the hood the cloud Solution will be more expensive.

The Hardware TSE is probably much more complicated to get it working in B4X.